As imagens a serem utilizadas no Fotolivro devem estar presentes no disco rígido (HD) do computador em que o software estiver instalado. Não há qualquer restrição ao número ou local das pastas (diretórios) em que as imagens estiverem gravadas. O software reconhece quando imagens tiverem perfis de cor ICC embutidos, e carrega estes perfis até o momento da impressão, possibilitando um controle total sobre o fluxo de trabalho.

1. Tipicamente, o primeiro passo na confecção de um Fotolivro é a definição de que imagens serão utilizadas em cada página. O software possui um modo de visualização denominado Seleção em que as imagens aparecem numa espécie de lista, separadas por ícones que representam Quebras de Página. As imagens podem ser arrastadas e soltadas, excluídas e acrescentadas livremente pelo usuário. Além disso, é possível predefinir o tamanho relativo das imagens na tela criando uma referência para as funções posteriores de diagramação.
2. A diagramação das páginas pode ser feita de forma automática com a tecnologia ACE (criação dinâmica a partir dos tamanhos relativos e da orientação das imagens), utilizando templates (encaixe das imagens em modelos pré-definidos de páginas) ou manualmente. Em qualquer dos modelos, o usuário tem total liberdade para fazer alterações na diagramação inicial. Entre as ferramentas muito úteis do software, está o modo de substituição: se estiver ativado, é possível alternar imagens, mantendo a diagramação da página.
3. É importante atentar para as margens de segurança das páginas: imagens sangradas (sem margem na página) devem ser claramente posicionadas para fora da página, enquanto que imagens que não se intenciona cortar devem ser claramente posicionadas dentro. O software oferece avisos (ícones vermelhos) que alertam para posicionamentos “perigosos.”
4. Na diagramação das páginas, estão disponíveis diversas ferramentas para sofisticar o processo. Estas ferramentas estão disponíveis no painel à esquerda da tela:
   • Fundos: cores sólidas, padrões, desenhos – há diversas opções para os fundos de páginas. Além disso, o software também permite que uma foto seja colocada no fundo da página.
   • Molduras: a cada nova versão do software, cresce o número de molduras disponíveis. Há molduras clássicas, convencionais, modernas, infantis, enfim, para todos os gostos.
   • Layouts ACE: se o usuário não estiver satisfeito com a primeira versão de diagramação de página gerada pelo software, ou simplesmente quiser novas idéias para criar páginas, poderá utilizar esta ferramenta. Entre outras possibilidades, pode-se randomizar os tamanhos das imagens na página, aumentando ainda mais a gama de opções disponíveis.
   • Templates: mesmo após a criação das páginas, é possível simular e aplicar outros modelos de diagramação disponíveis. Além disto, o software permite que o usuário salve seus próprios templates, para reaproveitamento posterior. Desta forma, à medida em que o usuário desenvolva seu próprio estilo de criação, poderá aplicá-lo em novos trabalhos de forma automática, tornando o processo de confecção do Fotolivro mais consistente e, ao mesmo tempo, produtivo.
   • Enfeites: numa espécie de scrapbook digital, o usuário pode acrescentar elementos decorativos às páginas de seus livros. Ao longo do tempo, novas Coleções serão disponibilizadas, incluindo os referidos enfeites e outros fundos e molduras complementares.
5. O software é muito amigável. Há diversos botões do lado direito da tela, para efeitos especiais e ajustes de diagramação (como posicionamento relativo, posicionamento absoluto e trabalho com várias camadas de imagens sobrepostas). Além disto, o programa oferece alertas para potenciais problemas – além do já citado problema de posicionamento na margem, o software alerta para imagens cuja resolução esteja inadequada para o tamanho que se intenciona imprimi-las.
6. Finalizada a diagramação do livro, o usuário deverá exportá-lo, gerando um arquivo com extensão .MBF (Master) e um arquivo .PDF com uma prévia exata das páginas do livro. Se o usuário quiser simular o livro, pode gerar apenas uma Prévia Rápida, que toma menos tempo que a exportação completa e resulta apenas num PDF em resolução reduzida.
7. Concluída a exportação, o usuário deverá realizar o upload do arquivo MBF para o site. Neste momento, também é possível visualizar o livro numa animação gráfica em que as folhas são viradas. É também online que o usuário irá definir as dimensões e o acabamento do livro que deseja adquirir, indicar o endereço de entrega e fazer o pagamento.